W dzisiejszych czasach telefon to nieodłączny element życia codziennego. Być bez telefonu, to jak być „bez ręki”. Ale jak z niego korzystać z pełną kulturą? Jak robić to taktownie? Na co zwrócić uwagę by rozmowy przeprowadzać uprzejmie, sprawnie i rzeczowo?
Specjaliści savoir-vire mówią, że nie należy niepokoić nikogo telefonami przed godz. 8:00 rano ani po godz. 21:00. Niedopuszczalne jest dzwonienie po godz. 22:00. Tylko bardzo ważna sprawa usprawiedliwia zbyt wczesną lub zbyt późną porę rozmowy. Natomiast zupełnie obcej osobie nie wypada dzwonić po godz. 20:00, wyjątkiem jest coś naprawdę istotnego. Podobnie w stosunkach biznesowych: nie dzwonimy między 20:00 a 8:00 rano, ani w niedziele. Absolutnie wykluczone jest dzwonienie w sprawach zawodowych w ważne święta np. Wigilię, Boże Narodzenie, Nowy Rok, Wielkanoc. Jeśli już mamy naprawdę pilną sprawę i musimy kogoś niepokoić rozmową o nieodpowiedniej porze, koniecznie przepraszamy i wyjaśniamy powód naszego telefonu. Taka rozmowa musi być jednak krótka i rzeczowa, nie rozwodzimy się, nie opowiadamy, nie rozpoczynamy pogawędek. Kiedy zorientujemy się, że rozmówca jest zajęty lub gdy to wyraźnie usłyszymy – przeprośmy i rozłączmy się jak najszybciej.
A co robimy, gdy już się dodzwonimy? Jeśli dzwonimy do osoby obcej lub dalszego znajomego, obowiązkowo musimy się przedstawić. Ta zasada dotyczy też sytuacji, gdy dzwonimy na czyjś numer domowy. Zanim jednak to uczynimy, rozmowę rozpoczynamy od „dzień dobry” lub „dobry wieczór” w zależności od pory dnia. Podstawową zasadą jest, ze osoba podnosząca słuchawkę nie ma obowiązku się przedstawiać. Wystarczy, że powie „halo” czy „słucham”. To na osobie dzwoniącej spoczywa obowiązek przedstawienia się i wyjaśnienia celu rozmowy. Wciąż jeszcze są osoby, które dzwoniąc do kogoś od razu pytają „kto mówi?” albo „gdzie się dodzwoniłem?”. Osoba odbierająca słuchawkę nie ma obowiązku się legitymować ani odpowiadać na tego typu pytania.
Nigdy nie zaczynamy rozmowy od „proszę z panem X”, nawet jeśli to właśnie z tą osobą chcemy rozmawiać. Zawsze należy się najpierw przywitać, przedstawić i wyjaśnić, o chodzi. W przeciwnym razie osoba podnosząca słuchawkę i tak może nas zapytać „kto mówi?”. Jeżeli dzwonimy natomiast do jakiejś firmy lub urzędu i łączymy się najpierw z ogólną infolinią, poprośmy o połączenie z osobą kompetentną, przedstawiając krótko sprawę, w jakiej dzwonimy.
Jeżeli odbieramy telefon służbowy pracując w urzędzie, banku itp. odbierając telefon zaczynamy od „dzień dobry”, po czym od razu podajemy nazwę instytucji, swoje imię i nazwisko, a dopiero potem dodajemy „słucham”. Wszystko po to, by osoba dzwoniąca nie miała wątpliwości, że dodzwoniła się pod właściwy adres. W razie braku informacji o nazwie instytucji, zapewne od razu pojawi się pytanie „czy dodzwoniłem się do…?”, co dodatkowo zabiera czas obu stronom.
Kiedy dzwonimy do kogoś prywatnie, i chcemy „pogadać”, koniecznie najpierw zapytajmy, czy nie oderwaliśmy rozmówcy od jakiegoś ważnego zajęcia, czy ma czas i ochotę z nami pogawędzić. Jeśli nie, pewnie sam zaproponuje, że oddzwoni w wolnej chwili, a jeśli takiej propozycji nie usłyszymy, możemy go zapytać kiedy będzie wolny i wówczas zadzwonić ponownie. A co wtedy, gdy mamy do przekazania krótki komunikat, a rozmówca rozpocznie długi monolog, który dodatkowo trudno przerwać? Wtedy mamy dwie opcje: albo po kilku minutach podać konkretny powód, dla którego musimy się rozłączyć, albo cierpliwie wysłuchać tych opowieści.
Czasami przy wybieraniu numeru tel. zdarzają nam się pomyłki. I co wtedy? Zdarza się, że gdy zaraz po odebraniu telefonu usłyszymy głos, którego się nie spodziewaliśmy, natychmiast odkładamy słuchawkę. Jest to bardzo nietaktowne. Skoro już odrywamy kogoś od być może ważnego zajęcia, wypada za kłopot przynajmniej przeprosić.
Podsumowując:
• Jeżeli umawiamy się z kimś na telefon o konkretnej godzinie, bądźmy punktualni.
• Gdy do kogoś dzwonimy, a ten nie odbiera, zwykle czekamy pięć sygnałów i odkładamy słuchawkę.
• Rozmowę zawsze kończy osoba dzwoniąca.
• Jeśli połączenie zostanie przerwane, oddzwania ta osoba, która rozmowę zainicjowała.
• Gdy korzystamy z automatycznej sekretarki, nie musimy oddzwaniać do wszystkich, którzy nas o to proszą.
• Pod żadnym pozorem nie wykorzystujemy telefonu służbowego do rozmów prywatnych. Nawet jeśli chcemy „pogadać” z koleżanką z innego działu, czas i miejsce pracy nie jest odpowiednią sposobnością.
• Bezwzględnie wyłączamy telefon wchodząc do: kościoła, teatru, opery, filharmonii, szkoły, jak również na uroczystościach rodzinnych typu: chrzciny, wesele, przyjęcie komunijne, urodzinowe, kolacja wigilijna czy śniadanie wielkanocne.
• W miejscach publicznych dźwięki powinniśmy mieć wyciszone lub ustawione tylko na wibracje. Nawet, jeśli nasz dzwonek to najprzyjemniejsza dla ucha melodia. Co by było, gdyby wszystkim dookoła nagle zaczęły dzwonić telefony w tym samym czasie?
• W momencie gdy dzwoni nasz telefon komórkowy, a w pomieszczeniu nie jesteśmy sami, mówiąc „przepraszam”, oddalamy się na pewną odległość lub wychodzimy z pomieszczenia (zasada ta dotyczy np. przedziału w pociągu). Pamiętajmy że nasze rozmowy prywatne w czasie pracy powinny być ograniczone do minimum!
